正在加载时间...

当前位置: 首页 » 规章制度

山西大学学生会办公室值班制度
信息来源:时间:2014-02-02

第一章 总则

第一条 为明确学生会内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

第二条 本制度适用于山西大学学生会全体成员。

第三条 山西大学学生会全体成员必须严格执行此制度,如若违反此制度,则按山西大学学生会相关条例进行处罚。

第二章 工作规范

第四条 值班时间(周一至周五)

上午 

8:00——10:00

10:00——12:00

下午

14:30——16:30

16:30——18:30(夏季)

 

14:00——16:00

16:00——18:00(冬季)

第五条 办公室值班人员统一由秘书处安排。办公室值班人员由学生会部长级人员和部员组成,每次参与值班人员不得少于三人。

第六条 因事需进行值班调换的值班人员,需按规定正确填写申请,并提前三天交予秘书处相关工作人员,经秘书处工作人员协调,允许调换后,方可进行值班调换。未经许可私自进行值班调换的值班人员,将记为违纪,并记入人事档案。

第七条 因事不能按时值班的值班人员,需按规定执行请假制度。

第三章 值班要求 

第八条 值班人员应按时值班,在值班记录本上签到、签退,不得由他人代签。 

第九条 值班人员应打扫办公室卫生,清洁区域包括:办公桌椅、茶几、窗台、柜子、门、烟灰缸、垃圾篓、地面;清洁要求:物体表面不得有灰尘,地面不得有垃圾,烟灰缸及垃圾篓内不得有污垢,办公室内不得有异味。

第十条 值班人员应及时向饮水机中加水,保证饮水机中满水,保证黑色塑料杯中无水,保证饮水桶干净并不用于其它功能。

第十一条 值班人员应收发和整理报纸、文件和信件,整理办公室物品,并做好办公室物品流动登记。

第十二条 值班人员应负责接待来访,作好记录,重要事项应及时向部长或主席团汇报。

第十三条 值班人员应正确使用值班记录本,详细记录值班时间、值班人员、所处理事项、办公室物品流动或损坏情况。

第十四条 值班结束前,值班人员应检查公物有无损坏或遗失,门窗是否关好,电源是否切断。若有损坏应做好登记,并告知秘书处相关工作人员。

第四章 值班人员接待

第十五条 值班人员应以主动、热情、礼貌为原则,对于来访人员以礼相待,做到言行、礼仪规范。

第十六条 值班人员应问清来访者意图,做好来访记录,负责联系需见人员,并处理相关事宜。

第五章值班人员行为规范

第十七条 值班人员不得随意翻看其它部门或人员的办公文件及材料,有工作需要时,应先征得对方负责人同意方可翻阅。

第十八条 禁止随地吐痰,垃圾不得随意乱扔。

第十九条 严格按照规定使用办公室计算机,不得在值班期间利用计算机做与值班工作无关的事情,因违规操作造成计算机损坏的追究其责任,视情节做出相应惩罚。

第二十条 进入办公室需保持衣冠整洁,不得穿拖鞋、背心、运动短裤。 

第二十一条 值班人员不得在值班期间擅自离职,不得带无关人员进入办公室,不得在办公室大声喧哗、打闹,各部门值班人员应和睦相处。  

第二十二条 值班人员应注意节约用电、用水,不得浪费资源。

第六章 办公室钥匙使用管理

第二十三条 为保证办公室正常使用,由秘书处部员轮流负责开门,钥匙不得外借,一旦外借则按违纪处理。

第二十四条 值班人员应在规定值班时间之前抵达办公室开门,并在与下一班人员进行钥匙交接后方可离开。

第七章 办公室电话使用管理

第二十五条 办公室电话由值班人员负责接听,并将来电者信息记录在办公室电话记录本上,及时将其整理汇报。

第二十六条 值班人员接到电话来访应及时记录来访者身份、代表单位及来访目的等重要信息,注意进行电话交谈时态度亲切诚恳,热情礼貌。

第二十七条 值班人员应及时对所接电话信息整理入档。

第二十八条 值班人员应及时向分属部长或以上领导汇报电话内容,要求摘要详尽,抓住重点。

第二十九条 值班人员应对所接电话反馈信息或要求保持关注,时刻注意问题处理情况,跟紧落实并及时向上级反馈问题处理情况。

第三十条 当值班人员确认来电者所提问题已经解决,应致电向来电者答复问题处理情况。

 

第八章 办公室打(复)印机使用管理

第三十一条 办公室打(复)印机归山西大学学生会所有,由秘书处负责日常管理。

第三十二条 办公室打(复)印机仅用于山西大学学生会各项日常工作,任何集体或个人不得借此进行私人活动。

第三十三条 办公室打(复)印机由秘书处统一管理使用,使用时应掌握正确的使用方法。

第三十四条 办公室打(复)印机出现故障不能正常使用时,要及时报知秘书处并通知专业人员检修。

第三十五条 山西大学学生会秘书处应定期对办公室打(复)印机进行维护检查以保证其正常使用。

第三十六条 如发现人为操作造成办公室打(复)印机损坏,视情节严重性对其进行教育、批评或罚款。

第九章 附则

第三十七条 值班记录本由秘书处和安监部人员负责审核保存,若有问题以值班记录本为参考标准。

第三十八条 请假条上联由安监部保管,下联由秘书处保管,分别记录在档案。无故不到三次以上者,按学生会相关条例进行处理。

第三十九条 主席、副主席以及各部部长可随机抽查值班人员情况,记录有无违反规定者。值班考核成绩作为今后各项奖项评选的参考内容,记录在档案中。

第四十条 本制度最终解释权归山西大学学生会所有。